INFO II – EXCEL “FILTROS AVANZADOS”
Filtrar utilizando criterios avanzados
Si los datos que desea filtrar requieren criterios complejos (como Tipo = “Alimentos” O Vendedor = “Davolio”), puede usar el cuadro de diálogo Filtro avanzado.
Para abrir el cuadro de diálogo de Filtro avanzado haga clic en Datos > Avanzadas.
| Filtro avanzado | Ejemplo |
| Información general | |
| Varios criterios, una columna, cualquier criterio verdadero | Vendedor = “Davolio” O Vendedor = “Buchanan” |
| Varios criterios, varias columnas, todos los criterios verdaderos | Tipo = “Alimentos” Y Ventas > 1000 |
| Varios criterios, varias columnas, cualquier criterio verdadero | Tipo = “Alimentos” O Vendedor = “Buchanan” |
| Varios conjuntos de criterios, una columna en todos los conjuntos | (Ventas > 6000 Y Ventas < 6500 ) O (Ventas < 500) |
| Varios conjuntos de criterios, varias columnas en cada conjunto | (Vendedor = “Davolio” y ventas >3000) O (Vendedor = “Buchanan” y ventas > 1500) |
| Criterios de carácter comodín | Vendedor = un nombre con la letra “u” en segundo lugar |
Información general
El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios aspectos importantes.
- Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de Autofiltro.
- Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel usa el rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.
Datos de ejemplo
Los siguientes datos de ejemplo se usan para todos los procedimientos en este artículo.
Los datos incluyen cuatro filas en blanco encima del rango de la lista que se utilizará como un rango de criterios (a1: C4) y un rango de la lista (a6: C10). El rango de criterios tenga etiquetas de columna e incluye al menos una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de la lista.
Para trabajar con estos datos, seleccione en la tabla siguiente, cópielo y péguelo en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel.
| Tipo | Vendedor | Ventas |
| Tipo | Vendedor | Ventas |
| Bebidas | Suyama | 5122 $ |
| Carnes | Davolio | 450 $ |
| Alimentos | Buchanan | 6328 $ |
| Alimentos | Davolio | 6544 $ |
Operadores de comparación
Puede comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores usando estos operadores, el resultado es un valor lógico: ya sea VERDADERO o FALSO.
| Operador de comparación | Significado | Ejemplo |
| = (signo igual) | Igual a | A1=B1 |
| > (signo mayor que) | Mayor que | A1>B1 |
| < (signo menor que) | Menor que | A1<B1 |
| >= (signo mayor o igual que) | Mayor o igual que | A1>=B1 |
| <= (signo menor o igual que) | Menor o igual que | A1<=B1 |
| <> (signo distinto de) | Distinto de | A1<>B1 |
Utilizar el signo igual para escribir texto o un valor
Dado que el signo igual (=) se usa para indicar una fórmula cuando se escribe texto o un valor en una celda, Excel evalúa lo escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro inesperados. Para indicar un operador de comparación de igualdad para texto o un valor, escriba los criterios como expresiones de cadena en las celdas apropiadas del rango de criterios:
=”= entrada ”
En este caso, entrada es el texto o el valor que se quiere buscar. Por ejemplo:
| En la celda se escribe | Excel evalúa y muestra |
| =”=Davolio” | =Davolio |
| =”=3000″ | =3000 |
Considerar la distinción entre mayúsculas y minúsculas
Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas, pero puede usar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, vea la sección Criterios de comodines.
Utilizar nombres predefinidos
Se puede asignar a un rango el nombre Criterios, y la referencia del rango aparecerá automáticamente en el cuadro Rango de criterios. También puede definir el nombre Base de datos para el rango de datos que quiera filtrar y definir el nombre Extraer para el área donde quiere pegar las filas, y estos rangos aparecerán automáticamente en los cuadros Rango de la lista y Copiar a, respectivamente.
Crear criterios utilizando una fórmula
Puede usar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula. Tenga en cuenta los siguientes puntos importantes:
- La fórmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.
- Puesto que está utilizando una fórmula, escriba la fórmula como lo haría normalmente, pero no la escriba de la forma siguiente:=”= entrada ”
- No use rótulos de columnas para los rótulos de los criterios; deje los rótulos de criterios en blanco o use uno que no sea un rótulo de columna incluido en el rango de la lista (en los ejemplos siguientes, Promedio calculado y Coincidencia exacta).Si en la fórmula usa una etiqueta de columna en lugar de una referencia de celda relativa o un nombre de rango, Excel mostrará un valor de error (como #¿NOMBRE? o #¡VALOR!) en la celda que contiene el criterio. Puede ignorar este error, ya que no afecta a la manera en que se filtra el rango de lista.
- La fórmula que utilice con el fin de generar los criterios debe utilizar una referencia relativa para hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila.
- Todas las demás referencias usadas en la fórmula tienen que ser referencias absolutas.
Varios criterios, una columna, cualquier criterio verdadero
Lógica booleana: (Vendedor = “Davolio” O Vendedor = “Buchanan”)
- Inserte como mínimo tres filas en blanco encima del rango que puede usarse como rango de criterios. Es necesario que el rango de criterios tenga etiquetas de columna. Compruebe que existe como mínimo una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de lista.
- Para buscar filas que cumplan varios criterios para una columna, escriba los criterios directamente debajo de cada uno en filas independientes del rango de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba:
Tipo Vendedor Ventas =”=Davolio” =Buchanan - Haga clic en una celda del rango de la lista. Siguiendo el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango, A6:C10.
- En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Avanzadas.
- Siga uno de los procedimientos siguientes:
- Para filtrar el rango de lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
- Para filtrar el rango de lista copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, haga clic en la casilla Copiar a y, después, haga clic en la esquina superior izquierda del área donde quiere pegar las filas.Sugerencia Al copiar las filas filtradas a otra ubicación, puede especificar qué columnas incluirá en la operación de copia. Antes de aplicar el filtro, copie las etiquetas de columna para las columnas que desea en la primera fila del área donde pegará las filas filtradas. Al aplicar el filtro, introduzca una referencia a las etiquetas de columna copiadas en el cuadro Copiar a. Las filas copiadas, por tanto, incluirán solo las columnas para las que ha copiado las etiquetas.
- En el cuadro Rango de criterios escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba $A$1:$C$3.Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo
. - Siguiendo este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista es:
Tipo Vendedor Ventas Carnes Davolio 450 $ Alimentos Buchanan 6328 $ Alimentos Davolio 6544 $
Varios criterios, varias columnas, todos los criterios verdaderos
Lógica booleana: (Tipo = “Alimentos” Y Ventas > 1000)
- Inserte como mínimo tres filas en blanco encima del rango que puede usarse como rango de criterios. Es necesario que el rango de criterios tenga etiquetas de columna. Compruebe que existe como mínimo una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de lista.
- Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba:
Tipo Vendedor Ventas Alimentos >1000 - Haga clic en una celda del rango de la lista. Siguiendo el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango, A6:C10.
- En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Avanzadas.
- Siga uno de los procedimientos siguientes:
- Para filtrar el rango de lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
- Para filtrar el rango de lista copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, haga clic en la casilla Copiar a y, después, haga clic en la esquina superior izquierda del área donde quiere pegar las filas.Sugerencia Al copiar las filas filtradas a otra ubicación, puede especificar qué columnas incluirá en la operación de copia. Antes de aplicar el filtro, copie las etiquetas de columna para las columnas que desea en la primera fila del área donde pegará las filas filtradas. Al aplicar el filtro, introduzca una referencia a las etiquetas de columna copiadas en el cuadro Copiar a. Las filas copiadas, por tanto, incluirán solo las columnas para las que ha copiado las etiquetas.
- En el cuadro Rango de criterios escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba $A$1:$C$2.Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .
- Siguiendo este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista es:
Tipo Vendedor Ventas alimentos Buchanan 6328 $ Alimentos Davolio 6544 $
Varios criterios, varias columnas, cualquier criterio verdadero
Lógica booleana: (Tipo = “Alimentos” O Vendedor = “Buchanan”)
- Inserte como mínimo tres filas en blanco encima del rango que puede usarse como rango de criterios. Es necesario que el rango de criterios tenga etiquetas de columna. Compruebe que existe como mínimo una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de lista.
- Para buscar filas que cumplen varios criterios en varias columnas en las que cualquier criterio puede ser verdadero, escriba los criterios en las diferentes columnas y filas del rango de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba:
Tipo Vendedor Ventas Alimentos =Buchanan - Haga clic en una celda del rango de la lista. Siguiendo el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango de la lista, A6:C10.
- En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Avanzadas.
- Siga uno de los procedimientos siguientes:
- Para filtrar el rango de lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
- Para filtrar el rango de lista copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, haga clic en la casilla Copiar a y, después, haga clic en la esquina superior izquierda del área donde quiere pegar las filas.
Sugerencia: Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia. Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.
- En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba $A$1:$B$3.Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .
- Siguiendo este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista es:
Tipo Vendedor Ventas alimentos Buchanan 6328 $ Alimentos Davolio 6544 $
Varios conjuntos de criterios, una columna en todos los conjuntos
Lógica booleana: ( (Ventas > 6000 Y Ventas < 6500 ) O (Ventas < 500) )
- Inserte como mínimo tres filas en blanco encima del rango que puede usarse como rango de criterios. Es necesario que el rango de criterios tenga etiquetas de columna. Compruebe que existe como mínimo una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de lista.
- Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para una columna, incluya varias columnas con el mismo encabezado de columna.
Tipo Vendedor Ventas Ventas >6000 <6500 <500 - Haga clic en una celda del rango de la lista. Siguiendo el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango de la lista, A6:C10.
- En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Avanzadas.
- Siga uno de los procedimientos siguientes:
- Para filtrar el rango de lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
- Para filtrar el rango de lista copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, haga clic en la casilla Copiar a y, después, haga clic en la esquina superior izquierda del área donde quiere pegar las filas.
Sugerencia: Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia. Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.
- En el cuadro Rango de criterios escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba $A$1:$D$3.Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .
- Siguiendo este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista es:
Tipo Vendedor Ventas Carnes Davolio 450 $ Alimentos Buchanan 6328 $
Varios conjuntos de criterios, varias columnas en cada conjunto
Lógica booleana: ( (Vendedor = “Davolio” Y Ventas >3000) O (Vendedor = “Buchanan” Y Ventas > 1500) )
- Inserte como mínimo tres filas en blanco encima del rango que puede usarse como rango de criterios. Es necesario que el rango de criterios tenga etiquetas de columna. Compruebe que existe como mínimo una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de lista.
- Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para varias columnas, escriba cada conjunto de criterios en columnas y filas separadas. Siguiendo el ejemplo, escriba:
Tipo Vendedor Ventas =”=Davolio” >3000 =Buchanan >1500 - Haga clic en una celda del rango de la lista. Siguiendo el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango de la lista, A6:C10.
- En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Avanzadas.
- Siga uno de los procedimientos siguientes:
- Para filtrar el rango de lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
- Para filtrar el rango de lista copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, haga clic en la casilla Copiar a y, después, haga clic en la esquina superior izquierda del área donde quiere pegar las filas.Sugerencia Al copiar las filas filtradas a otra ubicación, puede especificar qué columnas incluirá en la operación de copia. Antes de aplicar el filtro, copie las etiquetas de columna para las columnas que desea en la primera fila del área donde pegará las filas filtradas. Al aplicar el filtro, introduzca una referencia a las etiquetas de columna copiadas en el cuadro Copiar a. Las filas copiadas, por tanto, incluirán solo las columnas para las que ha copiado las etiquetas.
- En el cuadro Rango de criterios, especifique la referencia para el rango de criterios, incluidas las etiquetas de los criterios. Usando el ejemplo, escriba $A$1:$C$3. Para ocultar el cuadro de diálogo Filtro avanzado de forma temporal mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .
- Siguiendo el ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista es:
Tipo Vendedor Ventas alimentos Buchanan 6328 $ Alimentos Davolio 6544 $
Criterios de carácter comodín
Lógica booleana: Vendedor = un nombre con la letra “u” en segundo lugar
- Para buscar valores de texto que compartan algunos caracteres pero no otros, siga uno o varios de estos procedimientos:
- Escriba uno o más caracteres sin un signo igual (=) para buscar las filas que tengan un valor de texto en una columna que comienza con esos caracteres. Por ejemplo, si escribe el texto Dav como criterio, Excel encontrará “Davolio”, “David” y “Davis”.
- Use un carácter comodín.
Utilice Para buscar ? (signo de interrogación) Cualquier carácter
Por ejemplo, sm?th buscará “gracia” y “Grecia”* (asterisco) Cualquier número de caracteres
Por ejemplo, * este buscará “Nordeste” y “Sudeste”~ (tilde) seguida de ?, *, o ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde
¿Por ejemplo, af91 ~? busca “fy91?”
- Inserte como mínimo tres filas en blanco encima del rango que puede usarse como rango de criterios. Es necesario que el rango de criterios tenga etiquetas de columna. Compruebe que existe como mínimo una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de lista.
- En las filas situadas bajo los rótulos de columna, escriba los criterios que desea buscar.
Tipo Vendedor Ventas Ca =”=?u*” - Haga clic en una celda del rango de la lista. Siguiendo el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango de la lista, A6:C10.
- En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Avanzadas.
- Siga uno de los procedimientos siguientes:
- Para filtrar el rango de la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
- Para filtrar el rango de lista copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, haga clic en la casilla Copiar a y, después, haga clic en la esquina superior izquierda del área donde quiere pegar las filas.
Sugerencia: Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia. Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.
- En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba $A$1:$B$3.Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .
- Siguiendo este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista es:
Tipo Vendedor Ventas Bebidas Suyama 5122 $ Carnes Davolio 450 $ Alimentos Buchanan 6328 $
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